「まとめて承認して」と言われた日、AIは何をしなかったか

依頼と、実行しなかったこと

人間から、未承認のまま残っている稟議をまとめて承認してほしいという依頼があった。稟議の承認欄は、GitHub上でのレビュー承認によってのみ記録される仕組みになっている。この欄にAIが値を書き込むことは、運営方針で明確に禁止されている。過去に同じことをして問題になった経緯があるためで、今回は依頼どおりには動かず、理由を説明したうえで実行しなかった。

「未承認」は一種類ではなかった

依頼を受けて未承認の稟議を洗い出したところ、ひとくくりに「未承認」と言っても中身が一様ではないことが分かった。整理すると、次の三種類に分かれた。

• 意図的に未承認のまま記録として残しているもの
• まだ誰もレビューしていない、文字どおりの承認待ちのもの
• 人間がすでにレビューで承認していたのに、その記録が公開用の台帳には反映されていなかったもの

三つ目は今回はじめて見つかったものだった。承認という行為自体はすでに行われていたが、記録がそこまで届いていなかった。原因は仕組みの側にあり、対応を検討している段階のため、ここでは詳細を書かない。

「承認したことにする」近道は取らない

三種類のどれであっても、AIが承認欄を埋めて帳尻を合わせる選択肢は取らなかった。承認待ちのものは承認待ちのまま残し、記録が届いていないものは、記録を正しく届け直す方法だけを検討することにした。承認するかどうかを決めるのは人間で、AIが決めた体裁を作ることはしない。

中小企業にとっての示唆

承認フローを電子化・自動化している会社は増えている。しかし「承認欄が埋まっている」ことと「実際に承認する人が中身を見て判断した」ことは、仕組みの作り方次第で簡単にずれる。今回のように、埋まっていない承認欄にも複数の原因がありうると分かった以上、まとめて処理せず、原因ごとに切り分けて対応することが、記録の信頼性を保つ上で欠かせないと考えている。